Formation : Secrétariat et accueil
Formation créée le 20/08/2023.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Les bonnes règles du classement des documents papier et des dossiers : il existe des règles de base que le personnel d'une entreprise ou d'une organisation publique confronté à la problématique du classement des documents et de l’archivage doit connaitre afin de pouvoir retrouver rapidement les documents reçus et produits quand il en a besoin. Le classement doit donc être perçu comme un outil et non comme une contrainte abstraite
Objectifs de la formation
- cette formation "Gestion des papiers et classement des dossiers" permettra aux participants d'apprendre à : • Gérer le flux des papiers et établir des circuits de circulation des papiers • Acquérir une méthode d’organisation des documents administratifs (papier et ordinateur) • Mettre en place un classement adapté aux exigences du contexte professionnel • Pour le classement et l'archivage de vos papiers et documents administratifs : les méthodes a apprendre.
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- salariés , responsables
Prérequis
- aucun
Contenu de la formation
-
• Gérer le flux des papiers et établir des circuits de circulation des papiers • Acquérir une méthode d’organisation des documents administratifs (papier et ordinateur) • Mettre en place un classement adapté aux exigences du contexte professionnel Pourquoi classer ? • Obligations légales • Nécessité vitale d'une organisation Qu’est-ce qu’un classement efficace? • Comprendre ses enjeux dans le traitement des informations • Valider objectifs et caractéristiques d’un classement performant • Faire son autodiagnostic: pointer ses axes d’amélioration Réorganiser son classement en un minimum de temps • Définir les étapes de la réorganisation • Évaluer les temps de réalisation • Se fixer un plan d’action planifié avec des échéances Choisir une méthode de classement simple et évolutive • Repérer les avantages/inconvénients des différentes méthodes • Adopter une méthode optimale qui les réunit toutes • Savoir l’argumenter auprès des utilisateurs Créer un plan de classement • Le concevoir "simple" et le faire valider • Le tenir à jour et le rendre accessible à tous Savoir structurer et titrer ses dossiers • Comprendre l’articulation d’une affaire et la vie d’un dossier • Choisir des titres pertinents • Structurer un dossier et le faire vivre Connaître l’essentiel sur l’archivage • Distinguer la durée de conservation légale et pratique • Préparer un versement aux archives • Gérer le plan d’archivage des dossiers Organiser le classement sur ordinateur • Choisir une arborescence claire pour tous • Être rigoureux dans le choix des noms de fichiers • Organiser la sauvegarde et l’archivage Cibles et pre requis : • À qui s’adresse cette formation : • Toute personne ayant à mettre en place ou à réorganiser le classement papier et informatique de sa structure. Toute personne se sentant débordée par les papiers et souhaitant reconquérir son espace de travail. • Quels sont les pré-requis pour suivre cette formation : • Aucun Quelle méthode pédagogique pour cette formation : Méthodes pédagogiques : Méthodes participatives et actives, basées sur l'expérience, les situations professionnelles et les besoins de participants. Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Evaluation des acquis Rôle du formateur : Présentation d'un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation
Équipe pédagogique
ACTION DE FORMATION Formateurs qualifiés
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Avant la formation : Un questionnaire d’analyses des besoins est transmis aux participants afin que le formateur puisse adapter sa formation aux attentes et aux besoins exprimés. Ce questionnaire permet également l’évaluation des prérequis, et de s’assurer de la bonne adéquation entre les attentes du futur apprenant par rapport au contenu de la formation. Pour les formations individualisées et spécifiques (intra), un audit téléphonique préalable est organisé entre le formateur et le pilote de la formation de notre client. Cet entretien téléphonique permet de déterminer la meilleure approche pédagogique et d’obtenir les informations nécessaires à l’élaboration d’un programme sur-mesure. Dans le cadre d'une formation à distance, un lien de connexion à la plateforme est transmis 24 h avant le début de la formation. Pendant la formation : Accueil des participants. Tour de table. Présentation du programme et des objectifs de la formation. Déroulement de la formation avec alternance d’apports théoriques et de cas pratiques (exercices, quizz, QCM, exercices à l’oral...). Un suivi continu de formation et des échanges entre le formateur et les apprenants permettant de mesurer la compréhension et l’assimilation des savoirs et savoir-faire. En fin de journée : Un point est effectué sur ce qui a été étudié dans la journée afin de s’assurer que tout a bien été assimilé et de pouvoir éventuellement reprendre certaines parties en fonction des retours des apprenants. Compte rendu journalier oral du formateur après de notre équipe pédagogique. En fin de formation : Un questionnaire d'évaluation des acquis permet de mesurer les connaissances acquises pendant la formation et d’établir un niveau d’acquisition (hors parcours certifiant). Une fiche d’évaluation à chaud permet d’avoir un retour sur les conditions de déroulement de la formation et d’évaluer le ressenti et la satisfaction de chaque participant.
Ressources techniques et pédagogiques
- Méthodes pédagogiques : Méthodes participatives et actives, basées sur l'expérience, les situations professionnelles et les besoins de participants. Positionnement : Entretien téléphonique, Questionnaire d’évaluation des attentes, Questionnaire d’évaluation de niveau Évaluation : Exercice de synthèse noté, Tour de table, Evaluation des acquis Rôle du formateur : Présentation d'un apport théorique, Organisation de jeux de rôles, Évaluation des acquis des participants Documents : Manuel pédagogique, Copie du diaporama, Attestation de fin de formation Moyens pédagogiques : Apports théoriques pragmatiques, travail en sous-groupes, élaboration d'un programme personnalisé d'optimisation. Un support pédagogique est remis à chaque participant.
Qualité et satisfaction
Nombre d'apprenants.
Taux et causes des abandons.
Modalités de certification
Résultats attendus à l'issue de la formation
- qcm validé à 80%
Modalité d'obtention
- Délivrance d'une attestation
Délai d'accès
4 semaines
Accessibilité
Nos formations peuvent se tenir sous les formes suivantes :
• Inter-entreprises (participants venant de plusieurs entreprises pour une même session de formation). Ces formations ont lieu dans une salle louée par l’Organisme de Formation.
• Intra-entreprises (les participants sont, en règle générale, d’une seule et même entreprise). Ces formations ont lieu dans une salle mise à disposition par le client.
Les formations peuvent se tenir, en présentiel, en distanciel (dispositif accessible pour la plupart de nos formations) ou les deux (présentiel et distanciel).
vérification de l'accès PMR et mise en place de moyens adapté à chaque handicap
(tri temps, ordinateur, souris.....)